Dezember 2011 Impulse - Wie Firmen Logistikkosten senken können

Wenn eine Firma bei der Auslieferung patzt, sind die Kunden schnell vergrätzt. Vor allem rund um Weihnachten wird eine reibungslose Zustellung der Waren erwartet. Mit professioneller Software können Mittelständler Logistik-Probleme vermeiden - und die Lagerkosten senken.

Für Michael Beer begann die neue Logistikzeitrechnung vor vier Jahren. Der technische Leiter des Ventileherstellers GSR musste immer mehr Aufträge unter einen Hut bekommen, die Losgrößen wurden kleiner, das Produktionsvolumen größer. „Wir hatten zwar eine grobe Ahnung, wann es wo in der Fertigung einen Engpass geben könnte“, sagt Beer. „Aber man will die Aufträge ja haben, also sagt man erst einmal zu.“

Oft konnte Beer dann nur noch kurzfristig reagieren, was Stress und hohe Kosten mit sich brachte. Besserung brachte eine Software fürs Supply-Chain-Management (SCM), die genau weiß, welche Produktionslinien wann gebucht sind. Und auch gleich durchgibt, wann GSR bei einer Auftragsänderung welches Material ordern muss und am Kommandostand der Fertigung präzise durchgibt, wo es eng wird.

„Wir wissen seitdem frühzeitig, wo es Probleme gibt und können rechtzeitig umplanen und uns zum Beispiel nach einem alternativen Lieferanten umschauen.“ Außerdem konnte GSR die Lagerbestände und damit die Kapitalbindung reduzieren.

Logistik und SCM sind heute kaum mehr sauber zu trennen, weder begrifflich noch in der praktischen Arbeit. Es geht darum, wie Unternehmen den Materialfluss steuern, vom Lieferanten übers Lager und die Produktion bis zum Kunden, und bei Reklamationen auch wieder zurück.

„Wer heute seine Logistik optimieren will, muss die Lieferkette innerhalb und außerhalb des Unternehmens im Blick haben“, sagt Helge König, Experte für Supply Chain Operations und Logistik bei der Unternehmensberatung J&M. „Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen haben hier Nachholbedarf.“ Im Idealfall können Firmen dank verbessertem SCM ihren Umsatz steigern und die Kosten senken.

Zunächst einmal gilt es, die Lieferkette innerhalb des eigenen Unternehmens zu optimieren. „Viele Firmen haben ihre Produktion bis ins letzte Detail optimiert, darüber aber die Logistik vergessen“, sagt König. Dann werden zum Beispiel drei verschiedene Teile in einer Box ans Band geliefert, weil sie dann schnell und einfach in einem Arbeitsgang montiert werden können.

„Das hat aber nur Sinn, wenn dadurch in der Produktionsbereitstellung nicht ein Aufwand anfällt, der die leichte Handhabung am Band überkompensiert“, erklärt König. Er rät, Logistik und Herstellungsprozess bereits in die Produktplanung einzubeziehen.

Zum Beispiel bauen viele Unternehmen ihr Artikelsortiment aus, weil Marketingabteilung und Vertrieb den Kunden mehr Auswahl bieten wollen. „Das lohnt aber nur, wenn die Vielfalt auch zu akzeptablen Kosten produziert werden kann“, sagt König. Etwa, indem Unternehmen auf Module umstellen, also nicht die Anzahl der Artikel insgesamt erhöht, sondern neue Kombinationsmöglichkeiten schafft.

„Außerdem sind Unternehmen bei Auftragsänderungen zu großzügig“, sagt der Logistiker. Der Vertrieb drückt dann Wünsche durch, die der Rest der Firma ausbaden muss. „Ob sich das lohnt, ist schwer einzuschätzen, wenn man die Kosten nicht kennt, die die Auftragsänderung mit sich bringt.“ Beispielsweise, weil andere Aufträge dann warten müssen.

Bei solchen Entscheidungen soll Planungssoftware helfen. „Unternehmen können damit Wochen im Voraus exakt sagen, zu welchem Termin sie einen Kundenauftrag produzieren und liefern können“, verspricht Michael Weidel, Spezialist für SCM beim Softwareanbieter Infor. „Im Gegensatz zu einem klassischen Enterprise-Resource-Planning, das mit Durchschnittswerten und Standardlaufzeiten nur grobe Schätzungen erlaubt, plant eine SCM-Software den konkreten Bedarf in der Produktion bei Personal, Maschinen und Teilen“, ergänzt Weidel.

Hinzu kommt die Verzahnung des Materialflusses mit Lieferanten und Kunden. „Logistik ist mehr, als ein Paket möglichst preiswert von A nach B zu fahren“, sagt Thomas Krämer, Logistikexperte bei der Unternehmensberatung Expense Reduction Analysts. „Wichtiger ist die Zusammenarbeit von Unternehmen innerhalb der Lieferkette.“ Denn gemeinsam können sich die Unternehmen stärker verbessern, als wenn jeder allein nach Neuerungen sucht. Zum Beispiel Lagerlogistik: Häufig verschwenden Lastwagen viel Zeit, weil sie schlicht auf ihre Beladung warten.

Die Wartezeiten gehen schon mal in die Stunden, während der eigentliche Ladevorgang nur wenige Minuten dauert. „Wichtig ist, dass sich die beteiligten Unternehmen genau absprechen, wann eine Ladung abholfertig ist“, sagt Krämer. Bei einem Kunststoffhersteller, den Krämer beraten hat, reduzierte sich die Zeit zum Beladen von eineinhalb Stunden auf 20 Minuten.

Das Unternehmen verdient an einzelnen Teilen nur wenig, die Massenproduktion ist entscheidend, die Bedeutung der Lieferkette entsprechend groß. „Wir haben gemessen, wie viel Zeit vom letzten verbrauchten Teil vergeht, bis das Unternehmen neue Ware für die Produktion braucht“, sagt Krämer. Dann wurden die Enterprise-Resource-Planning-Systeme der beiden Firmen per Schnittstelle aneinandergekoppelt.

Seitdem bekommt der Lieferant automatisch ein Signal, wenn er die nächste Lieferung fertig machen soll, genau wie der Spediteur, der die Ware transportiert. Die bislang üblichen Telefonate zwischen den drei Parteien entfallen, zur Bestellung ebenso wie zur Nachfrage, ob die Lieferung denn wie gewünscht angekommen ist.

Stattdessen steht der Lkw pünktlich auf die Minute beim Lieferanten, lädt die Ware auf und beim Kunden ab. Und der Lieferant sieht auf seinem Rechner, ob im Bestand des Kunden wieder alles im grünen Bereich ist. Außerdem verständigten sich die drei Parteien auf ein neues Transportsystem mit anderen Paletten, die den Platz in den Lastwagen besser nutzen.

Das ergibt für den Kunden 30 Prozent geringere Logistikkosten. „Es geht aber nicht nur um diese unmittelbaren Einsparungen“, sagt Krämer. „Häufig ergeben sich daraus weitere Vorteile für die Produktion.“ Im Beispielfall konnte der Kunde wegen der verbesserten Belieferung etwa seine komplette Fertigung auf ein für ihn günstigeres Schichtsystem umstellen, bei dem er Wochenendzuschläge und Energiekosten einspart.

Wenn Mittelständler in der Logistik einsparen wollen, geht das aber nicht nur über eine bessere Technik. „Logistik ist arbeitsintensiv“, sagt Berater König. „Wer beim nächsten Konjunktureinbruch die Kosten herunterfahren will, muss den Mitarbeiterstamm flexibilisieren.“ Das heißt zum Beispiel: Leiharbeiter beschäftigen und Teilzeitmodelle.