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Comprar como generador de beneficios

La última edición del índice de los jefes de de compra, muestra una vez más aumentos en los precios, sobre todo de materias primas.  A pesar de, o de hecho debido a los desastres naturales y nucleares, los precios han aumentado.  
 
Sin embargo todos los demás índices también apuntan en la dirección de una recuperación a largo plazo.  Sólo en Grecia, el índice se encuentra por debajo de los 50 puntos, marca que indica un crecimiento negativo. Sin embargo, dicho índice aumentó incluso en Grecia.
 
Como consecuencia de la creciente presión sobre los precios, las empresas cada vez ven las compras como un generador más de beneficios; Además, prestan atención a los gastos adicionales y buscan estrategias y métodos de reducirlos a largo plazo.
 
Esta tendencia de reducir gastos en categorías como: marketing, energía, envases, limpieza, gastos de viaje y gestión de flota de vehículos (entre otras), puede reconocerse en casi todas las industrias. Los directores de Gestión, Finanzas  así como los directores de Compras están presionando cada vez más para reducir los gastos no estratégicos de forma profesional.  En el proceso, hay varios métodos de cómo las empresas tratan de lograr estos objetivos.
 
Por encima de un cierto tamaño, las empresas a menudo tratan de alcanzar un potencial de ahorro por sí mismas.  El departamento de Compras está integrado en el proceso de adquisiciones en una etapa temprana. El objetivo del departamento de Compras no se reduce a conseguir un par de puntos porcentuales a través del seguimiento de las negociaciones, también quiere aprovechar estos ahorros potenciales de forma conjunta involucrándose lo antes posible.

Por otra parte, el departamento de Compras ocupa la tarea principal de formación interna. Los otros departamentos deben ser instruidos por el departamento de Compras sobre cómo lograr los objetivos de ahorros con las herramientas adecuadas. Especialmente en las zonas donde hay relaciones desde hace mucho tiempo y muchas veces personales, por ejemplo, en marketing, los departamentos tienen que aprender que estos servicios se pueden comprar en la misma forma que tornillos, viajes de negocios y embalaje.

Para obtener los servicios a bordo, es indispensable explicar y comunicar los beneficios de una compra objetiva. Si tales medidas no se comunican correcta y detalladamente, las empresas corren el riesgo de que los empleados no respalden la nueva dirección tomada y los logros alcanzados se pierdan o de que los programas no se mantengan después de un corto período inicial de éxito.

Sin embargo, los objetivos de ahorro también pueden materializarse a largo plazo,  aprovechando la ayuda externa. Así la empresa puede concentrarse en las áreas estratégicas de la contratación. Al emplear a expertos externos, hay varios menesteres a los que debe prestar atención:

El conocimiento externo debe ser autorizado por la Directiva. Si la Directiva da la impresión de que no respalda completamente los proyectos, es difícil lograr los objetivos establecidos.

A los empleados en cuestión se les proporciona así una excusa para bloquear los cambios o no apoyarlos en la medida deseada. Además, los programas de reducción de costes en ningún caso se efectuarán a expensas de la calidad.  Antes de que los programas se ejecuten los recursos disponibles y los pasos necesarios tienen que ser programados y planificados.  Un análisis de la anterior estructura de costes, la aplicación de herramientas de compra, grupos de materias primas, conocimientosespecíficos(know how) así como un trabajo en equipo excelente son esenciales. En caso de ayuda externa otro factor indispensable es que la cultura corporativa de los socios concuerde y armonice.

Independientemente del método que una empresa elija tiene que comprobar continuamente si los ahorros se están materializando.  Muchas empresas consiguen algunos ejemplos de éxito a corto plazo, sin embargo, sólo unas pocas tienen éxito en la consecución de los objetivos de ahorros a largo plazo.

Sobre la pregunta de si existe un buen escenario que vincule conseguir ahorros y abrirse al know how experimentado, está siendo examinada en la actualidad por la Escuela de Negocios EBS en Wiesbaden. Publicaremos los resultados en el próximo número de Optimizando Costes. Les invitamos a que lo lean.

Francisco Escanellas

Francisco Escanellas, Licenciado en Ciencias Económicas por la Handels Högskolan de Göteborg,  es Consultor  y  Country Manager de Expense Reduction Analysts en España.
 
Con amplia experiencia a nivel de dirección general en distintas empresas, inició su actividad como consultor de Expense Reduction Analysts en 1999. Desde 2006, es  también...Read more