Convertir lo bueno en excepcional

Muy frecuentemente  nos dicen las empresas que ya tienen  un sistema de control de gastos muy estricto y no parece que haya margen para seguir recortando. Efectivamente, la mayoría de las empresas tienen establecido un sistema de control, generalmente basado en un presupuesto derivado de comparaciones con otros años u otros casos similares. También se controla si las facturas son correctas, según las condiciones acordadas, el servicio prestado  y el entorno institucional y legal aplicable. Faltaría más. Son controles seguidos en la mayoría de las empresas.

Sin embargo, en Expense Reduction Analysts  encontramos  que como término medio se está pagando un 20 % más de lo necesario en las facturas que cubren los gastos generales. Decididamente nuestra experiencia dice que se puede hacer mejor, sin deteriorar el servicio requerido o disminuir los consumos. ¿Dónde mirar? No siempre es en el mismo sitio, pero dedicando tiempo, conocimiento y recursos se mejora cualquier función. Hay una revisión experta del producto o servicio que detecta que el pedido  no se ajusta a lo estrictamente necesitado, a veces por rigidez de la propia organización que impide aprovecharse de las oportunidades de servicio.

Pero todavía hay un escalón superior. Veamos unos ejemplos de medidas concretas que pueden aprovechar a todas las empresas. Están al alcance y son  acciones que,  a menudo, convierten los buenos resultados en excepcionales:

• Control de calidad – En el servicio y en la facturación, se deslizan  errores  de cumplimiento que al ser detectados deben subsanarse y en su caso, rectificados en la facturación.
• Motivación – Con meditada preparación y reconocimiento, pueden los usuarios de los productos o servicios ser invitados a sugerir iniciativas y modos para hacer un uso más eficiente; dado que animando a participar se consiguen ideas que bien pueden ser útiles y se propaga una cultura de contención del consumo.
• Tecnología – Evitando especificaciones peculiares del producto o servicio; es decir, deshacerse de los requerimientos  insólitos o raros. Ni lo más nuevo, ni lo minoritario, ni lo antiguo es lo más económico. Donde está el grueso del consumo es donde se encuentran economías de escala.
•  Retroalimentación – La publicación a todo el equipo de los índices o indicadores numéricos  mantiene el interés de todos y anima a contribuir en el esfuerzo común y a la mejora.